Organisé une rando vtt

 

Je vous contact car j'aimerais organisée une rando VTT avec mon association est je voulais savoir les démarches à suivre et quelque conseil sur l'organisation.

Les grandes étapes de l'organisation d'une rando sont :

1 - Trouver une date

2 - Evaluer le nombre de bénévoles disponibles

3 - Dessiner les parcours

4 - Assurer une bonne communication

5 - Achats

6 - Fléchage et balisage

7 - Le grand jour

J'essaierai de développer tout ça mais en parcourant les posts des randos tu peux déjà te faire une idée du temps que les organisateurs consacre à leur rando, des difficultés qu'ils éprouvent et des succès qu'ils rencontrent.

1 - Trouver une date

C'est pas le plus facile. Dans le bandeau vert sous la bannière VTT picard il y a un onglet calendrier. Ca donne déjà un aperçu des périodes chargées et des périodes plus calmes. Malheureusement toutes les randos n'y figurent pas et certaines y sont annoncées tardivement  

La section "raids et randos" est beaucoup mieux renseignée mais plus fastidieuse à utiliser. L'idée étant de parcourir l'année 2014 et de trouver un créneau où il n'y a pas de rando à moins de 50 km de chez toi. Ou à moins de 30 km.

Il faut encore que la date convienne à ton club et que les infrastructures que tu souhaites utiliser soient disponibles (Salle des fêtes, salle de sport, stade, etc). Vérifie également qu'il n'y a pas une grosse manifestation à proximité, même en dehors du VTT, qui pourrait compliquer votre organisation.

Bon voila, tu as trouvé la date. Passons aux moyens humains ...

2 - Evaluer le nombre de bénévoles disponibles

Au coeur du dispositif, deux ou trois bénévoles surmotivés et expérimentés suffisent. Mais pour assurer l'organisation complète il faut réunir une équipe aux compétences et disponibilités variées. Je pense que nous allons nous en sortir avec une équipe de douze pour la rando des Titans. Mais on était beaucoup plus à l'aise quand on pouvait compter sur une vingtaine de bénévoles.

Les grosses organisations mobilisent beaucoup de monde. Chacun pourra dire ici comment se compose son équipe ...
Il ne faut pas hésiter à solliciter les autres assos de la commune, le comité des fêtes, la municipalité

De la taille de l'équipe et de la motivation de ses membres dépendront les ambitions de l’organisation.
C'est le point suivant ...

3 - Dessiner les parcours

Une bonne connaissance des chemins de ta zone est indispensable. Il faut au moins tracer deux parcours : un de type familial ou débutant et un autre plus sportif. Les distances dépendent de la nature du terrain.

Deux parcours seulement, c'est un peu juste. Il vaut mieux en prévoir trois ou quatre. Evidemment, plus il y a de parcours et plus il y a de boulot ; mais pas forcément plus de participants le jour venu.

Tous les chemins ne peuvent pas être empruntés par une rando. Si certains propriétaires sont assez conciliants pour quelques passages ils peuvent interdire le passage de groupes trop importants. Emprunter les berges d'un canal, traverser une forêt domaniale ou privée, couper par une jachère, nécessitent souvent de demander des autorisations. En outre certains chemins sont interdits à la circulation. Alors prudence.

Les liaisons entre les parcours et le nombre et la position des ravitos doivent aussi être réfléchis. Finalement le tracé des parcours peut vite tourner au casse-tête. Il est bon de s'y prendre largement à l'avance et de les parcourir dans leur intégralité pour éviter les mauvaises surprises à deux semaines de la date fatidique.

4 - Assurer une bonne communication

La date est retenue, les parcours sont établis, le prix est fixé, le point de départ est réservé. C'est bon, maintenant, il faut le faire savoir.
Certains préviennent la préfecture et les communes traversées. Nous, on ne le fait pas.

Ce qui est important en tous cas, c'est que tous les vététistes de la région sachent que vous organisez un rando. Et pour ça le forum est l'outil idéal. Ne pas oublier de lire ça : http://www.vttpicard.com/t12437-info-a-donner-lors-de-la-creation-d-un-post-rando

Distribution de tracts dans les randos voisines dans les deux ou trois mois qui précèdent la votre. Et puis une belle affiche à placarder un peu partout deux semaines avant la rando. Les réseaux sociaux et le bouche-à-oreille pour diffuser plus largement l'information.

On entre dans la dernière ligne droite et la pression monte ...

 

Merci pour tous les renseignements nous avons réunion se soir si j'en serais plus après mais ça permet d'avoir une bonne base de départ.

5 - Réunir tout le nécessaire

Normalement vous aurez choisi de faire un ou deux ravitos et d’offrir une collation au retour. Si les membres et amis du club peuvent fournir les gâteaux - par exemple - Il faut quand même trouver les boissons et les victuailles. Les sponsors étant de plus en plus rares il faut se résoudre à faire vivre le commerce local.

La qualité des ravitos est toujours un point sensible dans les randos. Ca fait généralement l'objet de commentaires élogieux ou agacés. Il ne faut pas se rater sur ce sujet. Petit café avant le départ, sucré et salé sur les ravitos et collation à l'arrivée. Et tout ça en quantité suffisante pour que personne ne trouve une table vide.

Pour tout cela il faut établir des listes de matériel et de consommables. Ce serait trop long à dresser ici et je risque d'en oublier. C'est aussi une bonne occasion de personnaliser la rando. Je crois que la pastèque et les guimauves du PDB ont été remarquées.

Pour les ravitos, il faut aussi les placer dans des endroits sûrs où une trentaine de vététistes peuvent stationner. C'est bien d'avoir un peu d'outils pour les petites réparations et une pharmacie de campagne.

Il faut aussi se procurer tout le nécessaire pour un balisage efficace des circuits. Parlons-en ...

Ah oui le ravitaillement, important !

Surtout quand certains ont cousus des poches à leur cuissard et qu'ils les remplissent sans penser aux suivants:epat: vous voyez ce que je veux dire ?

J'ai connu ma première grande déception l'année passée sur la randonnée de Boves. Soupe à l'oignon à l'arrivée qu'ils disaient... Avec un copain qui roulait cool suite à une blessure, nous sommes arrivés dans les derniers, pff, l'organisation avait déjà tout remballé, tentes, tables, chaises... C'est une gentille dame qui nous a trouvé deux gobelets de soupe à 1/2 froide ou chaude (ça dépend du point de vue)...

Ils nous ont tout de même permis de laver un petit coup nos VTT...

Chambernot 

Ça a l'air super simple  

Et si, en plus, t"es bien conseillé ...

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SPE60 a écrit:

Chambernot 

Ça a l'air super simple  

excellent juste quelques points qui me chiffonnent :
il faut absolument déclarer la rando à la préfecture et aux communes traversées ainsi qu'au différents organismes VNF ONF en cas de souci majeur il risque d'y avoir des problèmes pour l'organisateur
et par la même occasion il faut prendre une assurance supplémentaire pour le nombre de vététistes qui ne sont pas licenciés...au cas où

Effectivement on a penser a faire toute les demandes mais avant il faut bosser sur le trajet. 

Mais pour les inscriptions je me demande comment fonctionne le paiement part internet sur le sportif.com par exemple

6 - Fléchage et balisage

Dans presque toutes les randos il y a quelques participants qui loupent un changement de direction. Le fléchage des circuits est vraiment un point sensible qu'il faut gérer soigneusement.

Pancartes, flèches au sol ou rubalise sont les moyens les plus courants pour baliser les circuits. Les pancartes agrafées sur des petits poteaux sont bien visibles. Elles n'abiment pas l'environnement (à conditions de les enlever après la rando) mais il faut beaucoup de temps pour les préparer et les poser. En plus on risque de se les faire piquer ou qu'il y ait des petits malins ab...is pour les déplacer.

Les flèches tracées au sol avec de la peinture aérosol marchent bien aussi. C'est souvent moins visible et pas toujours facile à dessiner dans la caillasse ou dans les hautes herbes. On recommande d'utiliser de la peinture temporaire* plutôt que du traceur de chantier. Et il faut éviter d'en mettre n'importe où. Pas de peinture sur les murs, les panneaux, les arbres.
Pour les changements de direction peu évidents il ne faut pas hésiter à placer plusieurs flèches avant l'intersection, une dans l'intersection et une après pour confirmer que c'est la bonne direction. Eviter la couleur bleue qui n'est pas très visible.

Enfin il y a la possibilité d'attacher de la rubalise pour matérialiser l'itinéraire. Ne pas oublier de l'enlever après la rando.

*Un peu de pub pour la société Virages implantée près de Compiègne, spécialiste de la peinture routière, et qui propose du Tempo Marker de chez Soppec. La peinture pâlit dans les 10 premiers jours puis disparait complétement en quelques mois.

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aurel18 a écrit:

Effectivement on a penser a faire toute les demandes mais avant il faut bosser sur le trajet. 

Mais pour les inscriptions je me demande comment fonctionne le paiement part internet sur le sportif.com par exemple

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par chez nous il existe "sports inscription.com" renseignes toi

Chambernot
Je trouve ton rapport détaillé d'une organisation de rando, sincèrement très intéressant .
 Il faudrait que beaucoup de vttistse du dimanche qui râlent dans les CR sur tel et tel points devraient prendre le temps de lire tes explications.
 Je sais que la meilleure solution serait qu'ils viennent un jour s'imprégnier sur place du travail en amont d'une rando, mais ceux qui râlent sont ceux qui ne se sont plus ou moins jamais impliqué ou aidé. 
En tout les cas merci de prendre ton temps pour expliquer comment se passe les préparatifs aussi bien à un demandeur comme Aurel 18 qu'aux simples participants .  et 

el professor Chambernot 

ne pas oublier l'assurance 

super descriptif chambernot et la on se rencontre qu'il n'y a pas que le jour j qu'on taffe

 Et après on re taf sur la prochaine 

Effectivement on a penser a faire toute les demandes mais avant il faut bosser sur le trajet. 

Mais pour les inscriptions je me demande comment fonctionne le paiement part internet sur le sportif.com par exemple

La première démarche indispensable est de constituer une association car sans organisation officielle, il est quasi impossible d'obtenir les autorisations.
Ensuite dans les démarches administratives, il faut:
- obtenir les autorisations pour le tracé (ONF, communes traversées, propriétés privées)
- faire une demande de manifestation auprès de la préfecture qui va te demander une assurance pour la manifestation

  ohaime60

Pour les inscription en ligne ca parle a quelqu’un sport-up ?

pourquoi veux tu faire des pré-inscriptions payantes ?


Nous venons de faire une rando et avons "juste" géré des pré-inscriptions avec règlement sur place.

Ah oui, c'est plus cool de payer sur place, surtout quand il y a deux files pour payer 1) les pré-inscrit 2) les inscrits du jour qui payent parfois un peu plus cher !